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                                          業務流程變革推動ERP系統成功實施
                                          時間 : 2019-06-13 14:02

                                            “忽如一夜春風來,千樹萬樹梨花開”。各種ERP解決方案就如窗外的春花,不斷涌現,從功能強大的整體ERP到品種繁多的CRM、SCM、eHR等模塊系統,讓人眼花繚亂,目不暇接。在眾多廠商鋪天蓋地的廣告宣傳和銷售攻勢的同時,越來越多的困惑和難題卻擺在了企業的面前——選擇哪種IT解決方案?標準是什么?如何導入和實施?IT項目的效益究竟在哪里?

                                            管理IT化是大勢所趨,這一點是不容置疑的。但在 “不上ERP企業要死”和“上了ERP企業死得更快”的矛盾怪圈里徘徊的企業究竟該如何來實現和改善IT管理的效益呢?據筆者對20多家企業的ERP項目的跟蹤了解,較好地實施流程管理,能夠比較順利地完成產品安裝實施,并在使用中獲得預期收益的企業大都做到了將流程變革較好地納入IT項目進行同步管理。

                                            流程梳理 明確ERP項目規劃需求

                                            軟件選型是最讓IT經理頭痛的事情——自己開發還是外部采購,選行業方案還是標準軟件,整系統引進還是分模塊實施。如此多的解決方案再加上不同廠商又各有千秋,要作出恰當的選擇確實不是件容易的事情。也曾有業內人士提出過從技術、界面或功能等方面對解決方案進行評價的標準,但實踐證明也不是很理想——先進的解決方案往往并不能給企業帶來較好的效益。

                                            筆者認為,對于一個ERP解決方案,除非它能為企業創造價值,并且直到真正產生價值時才是企業需要的——在解決問題、達成企業需要的結果之前,解決方案僅僅只是提供了產生價值的可能性。企業在IT項目上投資的目的就是為了改善運營和管理的效率,從而改善企業的財務表現。因此,評估IT解決方案就應該從企業的運營和管理流程入手。

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                                            在ISO9000里,流程的定義是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動。而ERP作為一種軟件平臺,也是通過相應的運算邏輯來處理輸入數據,產出輸出數據。因此對企業的流程梳理活動——解核心業務流程,分析關鍵環節,評估流程績效,掌握流程瓶項,能幫助IT人從實用角度規劃ERP項目的需求,建立評估解決方案的科學指標體系。

                                            流程梳理的首步是要先描述流程。流程描述的方法有很多種,比如說文字法、表格法和圖示法。一般為了獲得對流程的直觀印象,會以圖示法來表示流程。圖一是某訂單制造企業的簡要流程。

                                            但圖示畫得太簡單很難指導實際操作,而按實際操作畫出來的圖示就可能非常繁瑣,很難看清了。因此,實際操作中,往往根據企業的組織結構設置,按照先大流程后小流程,先業務流程后管理流程,先核心流程后分支流程的方法,對流程進行層層分解。為了保證流程在分解中,層次分明,邏輯清楚,流程分解與工作分解(WBS)的方法和原則類似,需要做到逐級分解、層次分明并保持層次的一致性,將主體的業務流程進行細化分解,一直到單個崗位可以操作的業務為止。在這個過程中,我們每進行一個層級的流程分解,都要進行一次審核,以保證在分解過程中沒有出現輸入輸出路徑和邏輯的不一致性。

                                            當我們有了一張路徑清晰的流程圖以后,我們就可以進行流程分析了。流程分析的方法主要是通過小組討論或頭腦風暴。在討論中,大家可以迅速發現現行流程中所存在的問題。通過對這些問題影響的嚴重性、關聯性以及其在流程中所處位置的分析,我們也就不難發現流程的瓶頸所在。而突破流程瓶頸,改善運營效益則正應該是我們IT項目立項的意義所在。

                                            從技術角度來看,再復雜的IT解決方案都是通過數據庫、程序邏輯和工作界面來為業務工作服務的,實際上也是一種對業務流程管理的工具。因此,當對流程描述清楚以后,IT解決方案的項目需要也就逐漸清晰了。

                                            當ERP解決方案的引入是為了支持企業目前的流程,通過電子化提高其運作效率的時候,我們就應該看是否有解決方案在邏輯和技術上能夠支持企業目前的運營流程,通過評估產品與實際操作的GAP來選擇更合適的軟件,甚至是流程特性非常強,或在運營上處于領先地位的企業可以考慮自行開發架構。當ERP解決方案的引進是為了利用電子平臺,培養和鞏固員工的新作業習慣,不斷改善流程的時候,我們就可以分析在某些關鍵流程上,解決方案應該更關注于程序的操作界面邏輯性是否強,程序架構設計控制功能是否強大,以達到糾正員工們原有的工作習慣,達到改善的目的。當企業考慮全面流程重組的時候,我們就可以考慮通過ERP解決方案的數據處理能力和通過參數設置實現多種流程組合的能力,來積累流程運行過程中的相關數據,為進一步的流程分析和流程重組提供技術支撐。

                                            同樣企業也可以根據核心業務流程和環節來確定是整體引進ERP系統,還是只需要按模塊從部分流程入手進行優化,或是系統規劃,分布實施。

                                            流程變革 推動ERP實施

                                            IT解決方案實施的過程并不是一個簡單的軟件安裝調試和人員技能培訓的過程,實質上就是一個流程變革的過程。這可以從兩個方面來理解,首先實現運營流程從手工處理轉變為電子化處理的這一過程本身就是一個流程變革;其次在ERP項目實施的同時,對原有流程重組或優化,就更需要以變革管理的手段來推動項目實施。因此,以流程變革的方式來推動ERP項目是確保順利實施的有效手段。

                                            但是筆者也發現,并不是只要運用流程變革來推動ERP項目實施就一定能取得很好的效果。關鍵還取決于三個方面的因素:項目團隊成員的組合是否科學、項目的進展是否卓有成效和參與人員的工作負荷是否太高。

                                            當瀏覽IT項目團隊成員名單時,我們經常能看見的除了領導就是IT工程師的名字了。其實,要通過流程變革來推動ERP項目的實施,光靠IT部門和幾個掛名高管的力量顯然是不夠的。除了廠商派出的服務團隊、第三方的顧問團隊和內部的IT技術骨干的專職參與外,企業還必須將三種人納入到項目團隊中來,并確保他們中每一個人能把不少于30%的工作時間和精力投入到項目中來。首先是有決策權和執行權的高層管理人員。他們在企業里具有相當的說服力,能夠通過經常性的宣傳和監督,提高大家對項目的支持度和期望值,并控制項目的進度、質量與成本。其次是有較高威望的人力資源管理人員。他們能夠較好地營造氛圍,鼓舞士氣,并且通過組織手段推動項目發展。第三是具有豐富經驗直接作業人員,他們熟練掌握了原有的操作技巧,只有將他們的習慣調整過來,并且取得成效,才能更好地調動其他人的積極性。

                                            項目進展并不能以軟件安裝的進度來衡量,而是要看是否體現出了階段性的效益,達到了階段性的目標。特別對于系統規模較大,用戶人數較多的項目來講,歷時漫長而又讓人看不清前景幾乎就是失敗的孿生兄弟。要善于把項目分解成不同的階段,并明確每一個階段的目標,每月對照目標進行不少于2次的評估,不斷地提醒已經取得的成績和努力的方向。難度大、周期長的項目要更加注意挑選切入點,讓參與者在較短的時間內能先看到成效,以樹立項目成功的信心。

                                            不管解決方案提供的愿景多么誘人或是項目實施后可以如何解放生產力,在系統的實施過程中,所有涉及人員的工作負擔是不可避免要加重的。不管是軟件相關知識和技能的培訓、還是手工作業與電子作業同時進行或是項目帶來的其他活動都會讓有本職工作的項目參與人員的工作量大幅度增加,而光靠領導宣傳、人力資源部鼓勵以及物質刺激都是很難起到作用的。因此,合理分配和調整項目參與人員的工作負荷是獲取大家支持,提高工作效率的重要手段。一方面,項目團隊在評估項目進度的時候,應該充分考慮會給每個人員增加的工作量,進行平衡和調節,在不影響進度的情況下,保持工作負荷不至于過重;另一方面,不管是項目團隊成員還是參與工作人員,人力資源部都應該事先進行規劃,對職責分工進行調整,將一部分工作交給其他人員進行分擔。據統計,對于項目組成員平均日加班時間在2小時以內,項目參與人員額外工作負荷量增加在20%以內的,項目的進度、質量和成功率要遠遠高于長時間超負荷工作的項目。

                                            從流程變革的角度來看待,用流程變革的方法來推動,這無疑是給ERP項目實施帶來了新的增長點。所團結的力量和獲取的支持也會讓IT人備感興奮。同時,在 ERP項目實施過程中,通過宣導流程變革所產生的成就感,也更利于大家認識和接受這一新鮮事物,而不是感覺到又是在重復一件舊得無味的工作。

                                            持續改善 挖掘ERP效益

                                            ERP常常是用項目管理的方法來導入實施的,但項目實施的結束,并不應該是流程變革的終點,持續改善,不斷優化,才能不斷挖掘ERP對運營管理的促進效益。

                                            企業的流程變革是一個漸變與突變相結合的過程。企業既要通過不斷地流程分析,發現問題尋求解決方案來進行流程優化以適應外部市場的變化,而當優化積累到一定程度或外界市場發生突變的時候又需要進行流程重組。由于ERP的購買和實施周期長,成本高,企業不可能經常在IT工具方面大幅調整。這就需要IT人也不斷挖掘ERP項目的效益,跟上流程變革的步伐。

                                            首先,每個企業都有自己的核心競爭力。即使在同一個行業,核心競爭力的模式也不一定是相同的,ERP的解決方案的需求和發展也都會有其獨特性。但是ERP 廠商肯定是期望解決方案產品化,適用于更多的企業。這兩者本身就是一對矛盾。因此,IT部門應該與管理部門加強溝通,通過對已上線系統盡可能的熟悉和了解,在使用過程中,不斷進行GAP分析,將一些固化下來的較優流程,通過自行研發或客戶化插件的方法來提高運行效率,加強解決方案的專業性和針對性,提高對流程的支持度。

                                            第二,ERP由多個模塊組成,每個模塊里又有多種參數設置,通過不同的排列組合的方法,從理論上講,可以形成千變萬化的邏輯程序以順應流程的變化。因此, IT部門在ERP適應現有流程的同時,還應該與流程管理部門積極溝通流程變革的方向和趨勢,規劃和設計IT技術調整的較佳方案,用信息化手段不斷支持流程變革的成果。

                                            第三,以流程變革推動ERP項目成功較大的收獲不是項目本身,而是在項目運作過程中形成的一種工作習慣的規范。借助流程變革的力量和方法來實施IT項目體現了兩者之間相互依存、相互促進的關系——流程變革幫助IT手段實現了管理效益,讓參與者在實際工作中看到了信息化帶來了便利和改進;而IT手段則促進了流程變革成果的轉化,使流程變革更為直觀、可控,其成果則被固化下來,成為下一次改善的起點。而在這個過程中,業務部門和IT部門的人員相互配合的工作方法為企業運營質量的不斷改善和提高打下了堅實的基礎。

                                            知識經濟時代,不變的是變化。流程因其具有較強的指向性和邏輯性而成了變化多端的企業管理與結構嚴謹的軟件平臺之間的橋梁。將會有越來越多的管理專家和IT人士認識到將兩者結合起來的重要性,并在實踐中收獲成功的果實,迎來企業資源管理信息化的春天。


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