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                                          用ERP系統管理出貨的六種策略
                                          時間 : 2019-06-13 14:18

                                            企業產品從企業倉庫中流出去,這支作業可說可小。但是,若對于產品出貨不進行有效的管理的話,會給企業管理帶來不少的困擾。

                                            如客戶要求一次性到貨,但是,由于企業出貨管理員的疏忽,訂單只完成部分的情況下,就匆匆忙忙把貨物發給客戶企業了。從而,導致了客戶的投訴。

                                            如企業規定,該筆貨是預收款業務,企業的客戶只有付清款項的情況下,才能夠發貨。但是,若不在系統里加以控制的話,倉庫管理員很可能因一時的疏漏,就把貨給客戶了。當貨給客戶后,什么時候付款就掌握在企業的手里了。若該客戶是預收款客戶,則在出貨時,要在系統里進行控制,讓系統幫助用戶來判斷客戶是否已經付款,沒付款就不能出貨。

                                            另外,在一些特殊的情況下,企業可能還允許在沒有銷售訂單的原始單據的情況下,也允許出貨。但是,在大多數情況下,為了企業資產的安全,企業還是要求所有的出貨必須都有對應的銷售訂單。無論哪種情況,在ERP系統中都要能夠通過配置進行靈活的控制。以很大程度的保障企業資產的安全。

                                            為了實現以上目標,ERP系統在出貨時,提供了多種控制方式,介紹其出貨的六種控制方式。

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                                            首先一種出貨規則:有效。

                                            若在系統中,把出貨單的出貨規則設置為有效的話,則表示“不允許負庫存出貨”。也就是說,若庫存只有50套,而若銷售訂單要出的話有100套的話,則根據銷售訂單生成出貨單時,就會產生錯誤,提示“庫存不足不能保存”。

                                            系統為何要進行如此控制呢?這主要是考慮企業實際管理的需要。我們一般在倉庫管理上,是不允許負庫存的出現。若出現負庫存,要么說明企業庫存帳有錯誤,要么就說明庫存數量還達不到要出貨的數量。無論從哪一種情況出發,都要企業再回去進行檢查,做出相應的調整。所以,系統為了防止負庫存的出現,在根據銷售訂單轉換為出貨單的時候,會進行庫存是否足額的判斷,若庫存不夠的話,就不會生成相關的出貨單,會提示“庫存不足”的錯誤。

                                            若我們把出貨規則設置為有效的話,則其必須要有原始單據,也就是說,其出貨單一定要根據銷售訂單轉換過來,否則的話,其就沒有參考的依據了。同時,若采用這個出貨規則的話,還要注意一個問題,就是若要正確生成出貨單,則必須要保證訂單中所有的項目都有足夠的庫存。如一張銷售訂單中有兩個產品,一個產品的訂單量為100套,另一個產品為200套。若采取這個規則的話,則在生成出貨單的時候,要保證這兩個產品都有足夠的庫存數量,否則的話,就會出現錯誤提示,不能生成出貨單。

                                            第二種出貨規則:強制。

                                            有時候,可能企業庫存中,確實有這么多的實物,但是由于庫存帳方面的原因,導致系統帳上沒有這么多的數量,此時,因為時間關系,企業來不及去查找錯誤了。客戶想先把貨物發出去,然后再尋找錯誤,并進行相應的帳務處理。

                                            遇到這種情況,企業就可以擦球第二種出貨規則,強制。若在系統中,設置這一種出貨規則的話,則系統不管有沒有足夠的庫存,都會強制生成一張出貨單。這里要注意的是,就是根據這種規則生成的出貨單,其庫存往往會出現負數。

                                            一般遇到庫存是負數時,月底結算成本的時候,就會麻煩一點。因為若庫存是負數的話,就會影響產品的庫存金額,從而影響產品的發料成本,最終影響產品的實際生產成本。所以,我在實施項目的時候,一般會提醒用戶,在月底進行成本結轉作業的時候,較好在這支作業進行之前,先檢查一下庫存,若發現庫存數量有異常,特別是存在負數的情況,要先進行調整。把庫存數量調整以后,再進行成本結轉的相關工作。

                                            第三種出貨規則:完成行。

                                            若我們現在銷售訂單中有兩個項目,一個產品是17寸顯示器,其預計出貨日期為4月20日;另一個是15寸液晶顯示器,其交貨日期是5月5日。此時,在根據銷售訂單生成出貨單時,若按以上兩種規則,“有效”或者“強制”的話,就不行了。因為以上兩種方式,在生成的出貨單中,包括銷售訂單中的所有行,即使銷售訂單的交貨日期不同,也會在同一張出貨單上顯示。所以,這就不符合企業運作的要求。

                                            我們希望,能夠按行來進行出貨。當銷售訂單的某一行生產完成后,我們生成出貨單的時候,已經完工的銷售訂單的行項目,就可以生成銷售訂單了;而沒有完工的銷售訂單項目,不會影響出貨單的正常生成。到以后銷售訂單其余項目完成時,再根據銷售訂單轉換出貨單時,就可以把剩余的行項目生成對應的出貨單了。

                                            這里要注意一點,如上面的一個例子中,即使銷售訂單中兩個行項目交貨日期不同,但是,在我們企業交貨的時候,如果在4月25日進行交貨的時候,這兩個項目已經都完成了,那我們根據這張銷售訂單生成出貨單的時候,生成的出貨單上,會帶出這張訂單的兩個項目,而不是已經到期的一個項目。

                                            也就是說,若采取“完成行”的出貨政策的時候,其考慮的是該銷售訂單行的庫存數量,而不會考慮你具體行的交貨日期。只要庫存數量足夠了,即使交貨日期還沒有到期,也會生成對應的出貨單。反過來,若交貨日期到了,庫存里沒有足夠多的發貨數量,其仍然不能生成出貨項目。

                                            所以,若要根據銷售訂單行的交貨日期來生成出貨單的話,利用這個出貨政策還是不可行的。

                                            第四種出貨規則:完成訂單。

                                            完成訂單跟上面的完成行出貨規則相對應。完成行是基于銷售訂單行項目的判斷,而完成訂單則是基于整張銷售訂單的判斷。若我們采取“完成訂單”的出貨政策的話,則其在根據銷售訂單生成出貨單的時候,不管該銷售訂單中有多少項目,都要求其所有的項目完工后,才能生成對應的出貨單。

                                            一般情況下,這種出貨規則不怎么使用。但是,有一種情況下,這種出貨政策非常有用。如我們有一個產品發貨給客戶時,不僅是產品本身,有時候還要提供安裝。而安裝的話,可能需要一些安裝輔料。為了保證安裝輔料能夠隨同客戶的產品一同發過去,則我們就必要在銷售訂單中,建立多個項目。然后最重要的是,在出貨時,要保證主產品跟安裝可能需要用到的輔料,一同發出去。而不是先發一個出去。

                                            同時,還有的客戶,把安裝員也當作企業的一個特殊產品來管理。如果企業要求安裝員隨同產品一起出去,也就是說,產品送到客戶那邊,安裝員也要隨同過去進行安裝調試。針對這種情況,銷售訂單行中就有兩個項目,一個是產品本身,另外一個就是安裝員,無論是產品本身沒有完成,還是安裝員沒有時間,則這張銷售訂單都無法生成出貨單。這就保證了產品同服務一起到位。

                                            所以,這種出貨政策,雖然不常用,但是在某些方面,還是有其獨到的用處。

                                            第五種出貨規則:收款后。

                                            “收款后”這種出貨政策,顧名思義,就是這張銷售訂單的款項收到后,銷售訂單才能出貨。有人可能會說,那通過預收訂單單據就可以實現呀。其實,兩者還是有差異的。

                                            若把銷售訂單的單據類型選擇預收訂單的話,其控制的級別在于銷售訂單,而不是出貨單。也就是說,若銷售訂單單據類型為預收訂單的話,則表示只有在款項收到以后,才能把訂單下發出去;客戶企業其他部門,如采購部門與生產部門,才能看到這張銷售訂單,才能為此安排采購計劃與生產計劃。

                                            而若把出貨政策設置為“收款后”,這個銷售訂單是沒關系的。也就是說,銷售訂單一完成后,客戶不用付款,企業其他部門就可以看到這張銷售訂單,也可以為此安排相關的采購計劃與生產計劃。而只有在出貨的時候,系統才去判斷該張銷售訂單有沒有付清款項。若付清了,允許生成出貨單;但是,若錢沒有付的話,則出貨單就無法生成了。

                                            通過以上的描述,我們可以看到,這兩者的差異主要在于控制的級別不同。前者是在銷售訂單上進行控制,后者則在出貨的時候進行控制。

                                            不同的企業,可能會采取不同的預收款政策。企業可以根據自己的需求,靈活的進行選擇。

                                            第六種出貨規則:手工。

                                            不知道大家有否發現,以上五種出貨政策都是直接跟銷售訂單掛鉤的。在生成出貨單的時候,會去判斷相關的銷售訂單的情況。也就是說,前面五種處理方式,出貨單必須具有前置單據銷售訂單,否則的話,無法運行。

                                            但是,企業有時候,可能出現沒有銷售訂單而出貨的情況。在這種情況下,難道不能出貨了嗎?其實不然。遇到這種情況,企業就要手工開出貨單。為了滿足客戶這個需求,ERP系統在出貨政策上,提供了一種“手工”的出貨政策。若我們采用這種出貨政策的話,系統就不會考慮銷售訂單的相關情況。

                                            不過,系統在設計的時候,這方面有一個考慮不全面的地方。就是當我們把出貨政策選擇“手工”的時候,其也不考慮庫存是否有足夠的數量。這方面,個人認為,可能是系統本身的一個漏洞,需要改善。

                                            以上我簡單的介紹了ERP系統中對于出貨的六種控制策略。可以說,這六種出貨策略,基本上涵蓋了企業在出貨方面的需求。


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